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Zapier×Notionで仕事を自動化！初心者におすすめの簡単ワークフロー3選【無料OK】

仕事が忙しくて時間が足りないと感じていませんか？

毎日の業務には「メールへの返信」「情報収集」「メモの整理」など細かい作業が意外と多く、これらを手動で行うと大きな時間のロスになります。

ZapierとNotionを組み合わせれば、こうした「日々の小さな業務」を自動化でき、「気づいたら終わっていた」という理想的な状態が実現します。

この記事では初心者でもすぐに試せる、便利な自動化ワークフローを3つ紹介します。

まず知っておきたいZapier×Notionの基本

Zapierとは？

Zapierはさまざまなアプリケーション同士をコードを書かずに連携させ、自動的に作業を処理できる便利なツールです。
「Aというアプリで特定の動作（例えば、新しいメールの受信やSNSの投稿への反応）が起こったら、Bというアプリで特定のアクション（データの保存や通知など）が自動で実行される」という仕組みを簡単に作ることができます。

例えば、Gmailで新しいメールを受信したら、その内容をSlackに自動で通知したり、Twitterで気になる投稿を「いいね」すると、その投稿をNotionに記録したりすることが可能です。

Notionとは？

Notionは非常に自由度の高い情報管理ツールです。
タスク管理、プロジェクトの進捗確認、メモやアイデアの整理、データベースとしての情報管理など、多岐にわたって活用できます。
テキスト、画像、表、リスト、カレンダーなど、多様なフォーマットを1つのツール内で自由に組み合わせることができます。

Notionとの連携方法

ZapierとNotionを連携させることで、Notionが自動的にさまざまな情報を取り込めるようになります。
具体的には、メールやSNSから取得した情報を、自動的にNotionのデータベースに格納して整理できます。
これにより、日々の手作業を減らして効率的に情報を管理することができます。

無料プランでも使える？

Zapierは無料プランでも月に100回まで自動処理（Zap）を使えます。
これだけの回数があれば初心者でも十分試せる範囲です。
まずは無料プランで始めて、慣れてきてから有料プランを検討すると良いでしょう。

基本の用語

  • Zap（ザップ）：Zapier内で作成する自動化の仕組み
  • Trigger（トリガー）：Zapを開始するきっかけとなる操作（例：メール受信、SNSでのアクション）
  • Action（アクション）：トリガー発動後に実際に行われる操作（例：Notionへの記録、通知送信）
  • Databases（データベース）：Notionで情報を表形式で管理・整理するための仕組み。タスク一覧、アイデア帳など用途に応じて自由に設計できます。

自動化ワークフロー3選｜今日からマネできる！

ここでは、ZapierとNotionを使って今すぐ実践できる3つの自動化ワークフローを紹介します。
どれも初心者にやさしく、導入コストゼロで始められる内容です。

3-1. 【メールのタスク化】重要なメールをNotionのタスクに自動追加

設定手順

  1. Gmailでラベルを設定：例えば「ToDo」や「対応要」といったラベルを作成。
  2. ZapierでGmail連携を設定：トリガーに「新しいラベル付きメール」を選択。
  3. Notionと接続：Notionのタスクデータベースに、件名・本文・受信日時・リンクなどを記録。
  4. フィルターを使えば精度UP：「件名に“対応”を含むメールのみ」など条件付き設定も可能。

活用例と効果

  • 社内外からの「要対応メール」を確実にタスク化。
  • 複数案件のメール整理がラクに。
  • 「あとで対応」が「忘れず実行」に変わる。

3-2. 【Twitter連携】「いいね」した投稿をNotionに自動保存

設定手順

  1. ZapierでTwitterアカウントを接続。
  2. トリガーを「いいね（Like）」に設定。
  3. Notionのネタ帳DBを作成し連携：ツイート本文・投稿者名・ツイートURL・日時を自動入力。
  4. 分類タグを自動付与：Zapierのルール設定で「マーケ系」「業界動向」などジャンル別に仕分けも可能。

活用例と効果

  • ブログやYouTube企画のネタ帳が勝手に育つ。
  • 自分の「情報アンテナ」が可視化される。
  • 気になった投稿をあとから検索・引用しやすい。

3-3. 【メモの自動保存】LINEやGmailで送ったメモをNotionに反映

設定手順

  1. LINE NotifyまたはGmail連携を設定。
    • LINEならWebhookでZapierに通知を飛ばす仕組みに
    • Gmailなら件名に「#メモ」を含めてZapが検出する形式に
  2. Zapierでトリガーを設定。
  3. Notionの「メモDB」に接続し内容を保存。
    • タイトル・本文・送信元・日時・タグなどを記録

活用例と効果

  • 通勤中の思いつきや会話メモがNotionに即反映。
  • 「あのメモどこだっけ？」がなくなる。
  • メモの整理・再利用がしやすくなり、アイデアの発展が加速。

実装のポイントと注意点

ZapierとNotionの連携は便利ですが、以下の点を押さえておくとスムーズに導入できます。ここでは実際に設定する際に初心者がつまずきやすいポイントとその対策を紹介します。

1. Notionのデータベース設計を事前に明確化する

Zapierからデータを送るには、Notion側で適切な受け皿（データベース）が必要です。

準備するフィールド例：

  • タイトル：メール件名、ツイートタイトルなど
  • 本文：メモ内容やツイート本文など
  • 日付：受信日時、登録日など（自動挿入推奨）
  • タグ／カテゴリ：自動分類用のセレクトやマルチセレクトフィールド

⚠ Zapier側からフィールドが見えない場合は、Notionデータベースが「公開共有」されていないか、連携アプリの許可設定に問題がある可能性があります。

2. Zapierでの設定確認とテストを怠らない

ZapierはGUIで設定可能ですが、1つでも項目が間違っているとZapが動作しません。

チェックポイント：

  • 正しいアカウントに連携されているか？
  • トリガーが意図した内容か？（例：「新しいメール」vs「新しいラベル付きメール」）
  • Action側のフィールドマッピングが正しいか？

→ Zapierは「Test Trigger」や「Test Action」で動作確認ができます。これを活用して本番前にテストしましょう。

3. フォーマットを統一してNotion内で混乱を防ぐ

データ形式がバラバラだと、Notionの中で並びや絞り込みがやりにくくなります。

おすすめの統一設定：

  • 日付：Zapierで「フォーマット変換（Formatter）」を活用し、「YYYY/MM/DD」形式に
  • テキスト：改行や記号を整理して整った表示に
  • タグ：定型的な選択肢に絞る（例：「ブログ」「リマインド」「業務用」など）

4. 日本語の取り扱いには注意

Zapierは英語圏のサービスなので、日本語がうまく通らないこともあります。

対応策：

  • Zapier側で文字コード「UTF-8」に設定
  • テストデータに日本語を含めて事前チェック
  • 絵文字や記号も使えるが、Notion上での表示も事前に確認を

まとめ｜Zapier×Notionで作業を“消して”いこう

Zapier×Notionを活用する最大のメリットは、「日々の小さな作業が自動で終わっていくこと」です。
手動での処理が当たり前だった業務が減り、時間的な余裕や精神的なストレスの軽減に繋がります。

まず1つの仕組みを取り入れる

初心者の場合は、いきなり複雑な自動化を目指さず、まずは1つ簡単な仕組みを導入しましょう。
例えば、メールのタスク化やTwitterでの情報収集から始めると、すぐに効果を実感できます。1つでも成功体験が得られると、その後の設定にも自信が持てます。

「忘れてても終わる」仕組み化

日々の仕事で多くのタスクや情報管理を手動で行うと、どうしても抜け漏れが発生します。
しかし、Zapier×Notionの自動化を導入すると、「忘れていてもタスクが完了する」という理想的な状態を作り出せます。
これにより、ミスや漏れを防ぎ、仕事の質が安定します。

継続的な効率アップ

Zapier×Notionの仕組みは一度設定すると長期間にわたって効果を発揮します。
時間が経つにつれて蓄積される情報が整理され、業務効率も徐々に向上します。
また、新しい業務やプロジェクトが発生した際にも、この自動化のノウハウを活用して柔軟に対応できます。

定期的な見直しも重要

一度設定したZapやNotionのデータベースも、定期的に見直しましょう。
業務内容の変化や、もっと効率的な方法が見つかることもあります。
定期的なメンテナンスにより、自動化の効果をさらに高めることが可能です。

Zapier×Notionを使った自動化を取り入れれば、日々の作業負担が減り、より重要な仕事やクリエイティブな活動に集中できるようになります。
ぜひ、この記事で紹介した方法を試して、効率的な働き方を手に入れてください。

 

 

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